A Polícia Civil do Espírito Santo (PCES), por meio do Serviço de Protocolo e Expediente da Superintendência de Apoio Logístico e Engenharia (SPEX) e da Comissão de Avaliação de Documentos da Polícia Civil (CADS/PCES), deu início, na última quinta-feira (12), a eliminação de 1.299 caixas de documentos que perderam a validade. Esse foi o primeiro ato de descarte realizado pela Comissão.
A eliminação dos documentos é resultado do trabalho de avaliação documental, realizado pela CADS/PCES e está de acordo com o Plano de classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) das atividades fim da PCES, aprovados por meio da Instrução de serviço nº 359 de 02 de setembro de 2022. Ao todo, 1299 caixas de boletim de ocorrência, produzidos entre os anos 2004 e 2019, serão eliminados.
O processo de gestão documental teve início em 2021, tendo como principal meta a organização de todo acervo que se encontra em poder da PCES, que conta com aproximação 50 mil caixas dos mais diversos documentos, divididos em Atividade meio, que são aquelas comuns a todos os órgãos públicos, e as Atividades-Fim, na qual se enquadra a documentação produzida exclusivamente pela Polícia Civil, como Boletins de Ocorrência, Laudos Periciais e Inquéritos Policiais.
A Comissão de Avaliação de Documentos foi instituída em 27 de julho de 2021, por meio da Instrução de Serviço 246 e é composta por cinco membros, sendo três SPEX, um da Superintendência de Polícia Especializada e um da Superintendência de Polícia Técnico-Científica (SPTC).
O presidente da Comissão, José Amaral Fernandes Filhos, informou que a comissão coordenou as atividades de elaboração do Plano de classificação e a tabela de temporalidade e após a conclusão dos trabalhos, foi dado início à eliminação dos documentos, sendo classificados para primeira eliminação 1.299 caixas de Boletins de Ocorrência de diversas Unidades Policiais.
José Amaral é historiador e foi convidado para fazer parte do setor e coordenar os trabalhos de gestão documental da Polícia Civil. Para isso, ele fez um levantamento prévio das documentações e foi criada a CADS/PCES. “Durante oito meses realizamos a identificação da tipologia documental e após todos os trâmites legais, conseguimos realizar a primeira eliminação”, informou o presidente da Comissão.
Os documentos selecionados pela Comissão foram encaminhados ao Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES) e o edital de ciência de eliminação de documentos foi publicado no Diário Oficial do Estado do dia 29 de novembro de 2022, e foi obedecido o prazo de 30 dias de manifestações contrárias, até a data da eliminação.
O delegado-geral da Polícia Civil, José Darcy Arruda, parabenizou o trabalho da Comissão e falou da importância do trabalho. “Contamos com um serviço criterioso dos membros da Comissão de Avaliação, que juntos, realizaram um excelente trabalho com competência e responsabilidade, respeitando a proteção ao documento público e gestão documental, conforme a lei determina”, conta.
Texto: Adriana Nascimento Amaral, Policial Civil – Seção de Imprensa e Comunicação Interna (Sicoi).
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